Exficon digitalisiert Vergabeverfahren mit Dracoon

Sichere Steuerung von mehrstufigen Ausschreibungsprozessen:
EXFICON DIGITALISIERT VERGABEVERFAHREN MIT DRACOON
Finanzberatung für das globale Business - Die exficon GmbH bietet kompetente Beratung und innovative Finanzierungskonzepte inklusive der Umsetzung komplexer Finanzierungsstrukturen für Export- und Projektfinanzierungen. Das Finanzberatungsunternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main ist spezialisiert auf Transaktionen in Schwellen- und Entwicklungsländern mit einem starken Fokus auf Afrika. Seit der Gründung im Jahr 2011 hat das Team von exficon eine Abdeckung von über 25 Ländern auf dem afrikanischen Kontinent und weiteren ausgewählten Ländern in Südostasien und der Kaukasusregion erreicht.
DIE AUSGANGSSITUATION
Aktiv ist das wendige Unternehmen jedoch auch als Tender Agent für Vergabeprozesse in weltweiten Entwicklungsprojekten. Es bietet kompetente Beratungsleistungen zur strukturierten und transparenten Umsetzung von lokal durchgeführten Sourcing-Programmen oder Ausschreibungsprozessen und führt – je nach Auftrag – auch notwendige Beschaffungsprozesse für den Auftraggeber durch. Aufgrund von datenschutzrechtlichen Vorgaben wurden diese Ausschreibungen bislang entweder in Papierform eingereicht, da sogenannte „e-pro- curement“-Prozesse, also elektronische Durchführung von Ausschreibungen oftmals regulatorisch nicht zulässig waren.
Alternativ behalf man sich mit einem Direktversand per Mail. Das führte dazu, dass die Inhalte aufgrund der großen Dateiformate oft in mehrere Nachrichten aufgeteilt
werden mussten und vor allem eine sichere Übermittlung
nicht gegeben war.
Um diese internationalen mehrstufigen Ausschreibungs- prozesse effizient und vergaberechtlich sicher steuern zu können, wurde nach einer zertifizierten Lösung gesucht, über die auch im allgemeinen Daten sicher und einfach gespeichert, bearbeitet und verteilt werden können.
Aber auch das Thema Nachhaltigkeit spielte eine ent- scheidende Rolle: Durch die papiergebundene Vor- gehensweise entstehen pro Ausschreibung mehrere Ordner an Materialien, die noch dazu physisch über einen Kurierdienstleister international verschickt werden müssen. Der Arbeitsaufwand ist durch die vielen Zwischenschritte unter hohem Zeitdruck immens. Führt man die Abgabe hingegen digital durch, lassen sich die Ausschreibungen papierlos
und damit auch ressourcenschonend realisieren. Die Zeit, die sonst für den physischen Versand be- nötigt wurde, kann in die Qualität der Angebote investiert werden.
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